檔案資料的收集與歸檔管理規(guī)定

1.目的

為了確保已收集的資料具有可追溯性并具有保存的價(jià)值。

2.適用范圍

適用于所有核級(jí)電纜生產(chǎn)后資料的收集，以及所有有要求做完工資料的收集。

3.職責(zé)

質(zhì)保部核級(jí)電纜資料管理員負(fù)責(zé)完工資料的收集、整理，編制完工報(bào)告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人校核項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后歸檔；

市場部負(fù)責(zé)提交簽定的合同文本，成品出廠檢驗(yàn)報(bào)告和物項(xiàng)交付回單。

檢測(cè)中心負(fù)責(zé)提交原材料質(zhì)量證明信息；

各車間操作人員和工序檢驗(yàn)員負(fù)責(zé)按要求做好記錄并及時(shí)提交。

4.工作程序：

4.1需要收集的資料

需要收集的資料有：管理性文件（用M表示）、指導(dǎo)性文件（用Z表示）和完工報(bào)告（用R表示）等。

4.1.1管理性文件包括：項(xiàng)目質(zhì)保分大綱、相關(guān)管理文件發(fā)放與領(lǐng)用情況信息、人員授權(quán)信息、各相關(guān)規(guī)定（通知等）；       

4.1.2指導(dǎo)性文件包括：中標(biāo)標(biāo)書、報(bào)價(jià)通知及變更依據(jù)、合同或技術(shù)規(guī)格書、質(zhì)量計(jì)劃、檢驗(yàn)和試驗(yàn)大綱等；

4.1.3完工報(bào)告包括原材料采購信息、原材料質(zhì)量證明資料、生產(chǎn)過程控制及檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)及測(cè)試記錄、抽樣試驗(yàn)記錄、見證記錄、成品質(zhì)量證明信息、開工報(bào)告、先決條件檢查等。

4.2文檔的質(zhì)量要求

4.2.1所有歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、版本可靠，手續(xù)完備。

4.2.2文檔應(yīng)保證字跡清楚，頁面整潔，審批手續(xù)完備；

歸檔文件一般為原件。如因某種原因不能提供原件只能提供復(fù)印件，應(yīng)當(dāng)由文件提供部門提供有效申明。同時(shí)承諾復(fù)印件與原件的內(nèi)容一致，具有同等效力。

4.2.3文件的紙張、書寫、裝訂材料等應(yīng)符合耐長久，能長期保存的要求。

4.2.4歸檔文件應(yīng)統(tǒng)一按A4紙張尺寸裝訂整齊，（超出紙張范圍的應(yīng)采取折疊的辦法實(shí)現(xiàn)）。

4.3文檔資料的整理要求

一個(gè)工程項(xiàng)目結(jié)束后的一周內(nèi)，資料管理員應(yīng)按要求收集資料，并應(yīng)按章節(jié)合理分卷，保證分卷后的文件厚度不超過5.5cm，能順利裝入6cm厚的檔案盒中，分卷后有文件夾應(yīng)將每卷的每一頁（包括封面）從1開始編頁號(hào)，各卷不能連續(xù)編頁號(hào)，每卷中的頁號(hào)不重號(hào)、不斷號(hào)。

4.4文檔資料的掃描要求

簽字完整的完工資料（全部文件已編好頁碼），再按卷掃描成PDF格式的電子文件。掃描電子文件應(yīng)清晰可讀，可紙質(zhì)文件的頁數(shù)和內(nèi)容完全一致，不缺頁；掃描后的文件應(yīng)旋轉(zhuǎn)到正常方向，保證能正常閱讀；無視覺上的偏斜；無明顯的黑邊、黒線、黒點(diǎn)，掃描分辨率為300dpi。

掃描完成后，應(yīng)核對(duì)紙質(zhì)完工文件與掃描電子文件的頁數(shù)，確保完全相符。

掃描完成后應(yīng)將完工資料按卷裝訂成冊(cè)。（對(duì)有不正常情況需說明的應(yīng)增加附加頁碼說明）

4.5檔案資料的編號(hào)要求

所有進(jìn)入檔案室內(nèi)的資料按編碼進(jìn)行追溯，為方便查找要求在封面上顯示出來。

掃描電子文檔命名規(guī)則為：文檔編碼—卷標(biāo)—狀態(tài)。

4.6完工報(bào)告的組成結(jié)構(gòu)要求

每份完工報(bào)告由封面、目錄及各章節(jié)內(nèi)容構(gòu)成，對(duì)同一類別的文件一般按日期順序或文件編碼順序排列，確保文件不重復(fù)、不缺漏。

各組成結(jié)構(gòu)說明和要求：

1）封面應(yīng)有編制、校核、審核、批準(zhǔn)，文件狀態(tài)為CAE狀態(tài)。

2）目錄

——符合性申明

——相關(guān)人員資質(zhì)授權(quán)清單

——需工程公司審查的技術(shù)變更和澄清的清單及相關(guān)文件（如有）

——合同執(zhí)行過程中的檢查和試驗(yàn)程序清單及相關(guān)文件（如檢驗(yàn)規(guī)程、試驗(yàn)程序或試驗(yàn)大綱）

——材料替換說明（如有）

——材料清單及相關(guān)質(zhì)量證明文件（包括所用材料的原始和/或入廠復(fù)驗(yàn)的質(zhì)量證明文件）

——外購件清單及相關(guān)的質(zhì)量證明文件（如有）

——質(zhì)量跟蹤文件（包括會(huì)議紀(jì)要、完工狀態(tài)下的質(zhì)量計(jì)劃及H點(diǎn)的放棄證明文件和與用戶溝通落實(shí)選點(diǎn)事宜的函、產(chǎn)品例行、抽樣試驗(yàn)報(bào)告、見證點(diǎn)記錄、現(xiàn)場見證試驗(yàn)報(bào)告等）

——不符合項(xiàng)報(bào)告清單及處理跟蹤單（包括完整并關(guān)閉的文檔清單）

——第三方監(jiān)督的相關(guān)檢驗(yàn)報(bào)告（如有）

——簽字版的發(fā)貨清單（包括簽收回單）

——其他內(nèi)容清單及相關(guān)文件